採購管理是企業中不可或缺的重要環節，它涉及到企業採購原材料、設備和服務的全過程。有效的採購管理可以幫助企業確保原材料的供應穩定，降低成本，提高產品質量，並確保及時交付。今天軟妹就給大家來詳細解讀採購管理是什麼，以及如何使用大數據分析軟體FineBI進行數據分析以輔助採購管理，幫助企業實現降本增效。快點擊下方按鈕免費試用FineBI工具，和軟妹一同開始簡單輕鬆的採購管理分析之旅吧~

要了解如何優化採購管理，首先我們要搞明白採購管理究竟是什麼。

採購管理是指企業在採購原材料、裝置、零部件、產品和服務等物資過程中所進行的各種管理活動。這其中，採購管理者需要執行多項複雜的任務，如制定採購計劃、選擇供應商、談判價格和合同條款、採購訂單管理、庫存管理、物資運輸和收貨等。

採購管理的目標是在保證物資供應的穩定和及時性的基礎上，以最低的成本獲得高質量的物資。

採購管理主要分為以下五個流程：

1. 1、確定供料：詢價、跟單、打雜
2. 2、採購降價：談判、砍價、保供
3. 3、總成本（降低供應成本，而非只是採購價格）：管理供應商、分析成本和供應市場
4. 4、需求管理（理順需求，進而理順供應）：客戶管理、影響需求／規範
5. 5、全面增值（推動市場需求，全面增加價值）：把供應管理轉化為競爭優勢

由於採購管理流程牽涉到大量的物資採購和供應商管理等複雜的業務流程和資料，如果依靠人工處理，很容易出現錯誤和漏洞。

為了解決這個問題，許多企業採用BI工具來自動化、標準化和優化採購流程，以提高採購管理的效率和準確性。

這些BI分析工具可以透過收集、整合和分析大量的採購資料，幫助企業更好地瞭解採購情況和趨勢，優化採購計劃和庫存管理，減少採購成本和風險。

例如，FineBI商業智慧工具就是優化採購管理的一個好幫手。藉助大數據分析工具FineBI，採購業務部門能夠更好地收集資料，並透過簡單的拖拽操作就可以實現大量採購資料的分析和視覺化，更準確地預測採購需求和趨勢，優化採購計劃和庫存管理，減少了因過度或不足採購而導致的浪費和延誤。

除此之外，BI工具還可以提供即時採購指標和報表，幫助管理者更好地監視採購過程和提升決策質量。

藉助FineBI，採購業務人員可以整合資料，進行供應商和產品的評估比較，幫助管理者選擇最優供應商和產品，降低採購成本和風險。快點擊下方圖片，來親自試用簡單易操作又極其專業的商業智慧工具FineBI吧！

總之，BI資料分析工具可以幫助企業更好地理解採購市場、降低採購成本、提高效率和質量，進而提高企業的競爭力和長期發展。

本部分將介紹如何藉助資料分析優化採購管理，實現降本增效提質。

由於採購管理是個複雜而綜合的學科，本文無法涉及該流程的方方面面，但我們依舊可以透過使用製造業中的真實業務資料，透過實操來瞭解一下如何使用資料分析工具優化採購管理,以實現降低成本、提高效率和提升質量的目標。

本文使用的工具是上文提到的FineBI。FineBI操作簡單易上手，業務包可直接取數分析，不必等待IT排期。採購業務人員僅靠拖拽就可以進行資料分析，並建立豐富的視覺化圖表和智慧圖表。基於自助式BI，採購部門可以在前端自由組合指標和維度，進行探索式分析，幫助採購部門挖掘出資料中隱藏的關係。點擊按鈕，開始發掘FineBI的無限可能吧！
 

過去，某化工企業在進行原材料採購和供應商考評管理時完全依賴經驗。然而，隨着採購成本不斷上漲，當材料質量和到貨速度得不到保障時，企業的總利潤開始逐漸下降。為了克服這個困境，採購部門希望以資料為驅動的方式來分析現有業務中存在的問題，以實現業績增長。

對於化工企業來說，採購原材料是經營活動中不可或缺的一環。考核採購過程時，有三個關鍵要點：

• 第一，必須追蹤採購進度，確定及時到貨率，以保證生產計劃的執行；
• 第二，需要控制原材料的質量，確定產品質量；
• 第三，要控制採購成本，實現成本的降低，提高質量，提高效率。

為了幫助採購部門優化採購管理，數據分析師Alice收集了需要特別關注的指標並基於採購部門的關注重點，分別梳理出需要進行資料分析的指標以及企業目前存在的問題。接下來，她將使用FineBI軟體進行實際操作來進行資料分析。

注：到貨提前期指採購訂單下達到物料購入庫的全部時間。

數據分析師Alice已經把必要的欄位向IT提了需求，共梳理成2張excel表：
點選可獲取資料excel表：供應商發貨明細表；採購資料明細表

接下來，就可以使用FineBI對這些資料來做分析了。我們可以直接新增Excel資料進入FineBI。

使用業務包資料建立各個組件，並將分析主題命名為XX公司採購資料分析。

• 供應商採購金額分析
  首先，我們總體關注一下采購金額和採購量的月度趨勢變化，以整體觀測採購情況。可以拿時間做橫軸、採購量和採購金額做縱軸：

          選擇“組合圖”，把各項資料指標拖入欄中建立折線圖和柱狀圖，將時間改為“年月”，將縱軸指標設定為“指標聚合”並設定“採購金額”和“採購量”值軸的最大和最小值。

經過觀察，我們發現以下情況：

在2019年3月份，儘管採購量並沒有大幅增加，但採購部門的採購金額卻大幅上升，這引起了我們的注意。我們需要找出原因並提出解決方案。為此，我們可以單獨提取不同原料採購總額的時間趨勢變化，並使用熱力圖來表示這些變化。

• 原材料採購額隨時間變化分析
  建立組件，將時間和原料拖入橫軸，採購金額拖入縱軸，選擇“熱力圖”。

我們可以從中觀察到：
二氧化硒的採購金額在3月份標紅。透過聯動分析到上邊的圖，我們發現3月份二氧化硒的採購金額是2月份的3倍。因此得到第一個結論，二氧化硒的單價上漲是3月份價格上漲的主要原因。
2018年的1月、3月和2019年的3月，二氧化硒單價均有上漲。我們想知道，二氧化硒的漲價是否有規律。來再接下來的幾個月做出應對。
因此，我們可以拉出供應商隨時間的變化。那就以時間為橫軸，供應商為縱軸做進一步分析⋯⋯如果每家供應商每年的二氧化硒單價走勢平穩，即說明為市場原因，如果不是那說明對於採購計劃需要調整。

• 供應商採購隨時間變化分析
  建立組件，將時間、原料和供應商拖入橫軸，單價拖入縱軸，為原料新增過濾條件，使其僅顯示二氧化硅的資料，選擇“熱力圖”。

我們看到二氧化硒價格走勢隨月份變化呈較為規律的變化，但在同一月份不同供應商之間，價格仍有較大差異。需要了解市場均價來進一步定位問題。適當調整在每個供應商處的訂貨量。

• 產出商業決策
  根據以上分析，下月起開始積極做好與各廠商關於二氧化硒的溝通工作，進行供應商原料供應組合，整體降低採購成本。

透過第三部分的實際操作，我們已經瞭解了採購管理中單價波動分析的基本步驟。我們利用FineBI的優秀分析功能，找出了採購部門金額大幅增加的原因。並依據採購分析結果，采取相應的行動，調整了公司的採購策略。

當今的數字時代中，採購部門必須運用數據分析，而非僅憑經驗，對原料和供應商進行評估。面對不斷上漲的採購成本，材料質量和到貨速度不能得到保障，這樣的情況使得企業的總利潤逐漸下降。因此，採購部門更需要運用數據驅動的業績增長方式，分析現有業務中存在的問題，利用數據分析工具進行分析，並向企業提出建議，以實現“降本、增質、提效”的業務目標。

商業智能BI工具是一種功能強大且易於使用的分析工具，能夠快速獲取和分析資料，並以各種形式展示分析結果，例如資料可視化圖表、交互式報表和儀表板等。這些工具可幫助採購人員更好地追蹤採購進度，確定及時到貨率，以保證生產計劃的執行。同時，這些工具也有助於企業控制採購成本，實現成本降低、提高質量和效率等目標。

上文中我們使用的FineBI就是一款能幫助採購人員快速搭建資料分析Dashboard的商業智慧BI工具。它專業、簡潔、易用，介面和流程一目瞭然，每個模組都有明確的功能分割槽。透過FineBI自助資料集功能，採購人員只需拖拖拽拽就能對資料做篩選、切割、排序和彙總等操作，自助靈活地達成期望的資料分析結果，並選取智慧推薦的圖表和Dashboard實現資料的視覺化。

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